Office 365 Algemeen

Office 365 Algemeen

bill gates boek

 

Er wordt me vaak gevraagd of Office 365 veilig is. Ik zeg het is zo veilig als maar kan. Er zijn geen garanties. Op geen enkele software. Er is geen Software producent die hier een garantie voor geeft. Wat o.a. Microsoft doet als een van de vele dingen om het veilig te maken is ethische hackers belonen voor het vinden en melden van bugs, gaten in de software. Mocht je het in details wilen lezen dan kan dat hier.

 

Ze hebben onlangs de belong verhoogd van $50.000 naar $100.000 voor het vinden van bugs in Windows. Microsoft zelf heeft twee teams van hackers in dienst die tegen elkaar strijden. Het ene team moet de "deuren" dicht houden, het andere team moet nieuwe deuren vinden om proberen binnen te komen. 

Ik heb begrepen van een SharePoint consultant dat Microsoft SharePoint 2016 binnenkort zal uitbrengen en dat dit ook meteen de laatste "On prem" release zal zijn. Dus SharePoint binnen de eigen kantoormuren kunnen draaien is eindig. Microsoft heeft al een "cloud en mobile first" strategie. Deze stap past hier binnen. 

 

Er zijn steeds minder redenen om zelf SharePoint te willen beheren. De verschillen in functionaliteit zijn er nog steeds maar worden ook steeds kleiner. De meerwaarde van een door Micrsoft beheerde omgeving wordt door steeds meer bedrijven ingezien. Nu er ook steeds meer wordt opgenomen in de Azure omgeving zoals Active Directory is de noodzaak er ook steeds minder. Uit diverse onderzoeken blijkt ook dat in de cloud, ook veiliger zou zijn dan zelf beheren. 

 

Aan de andere kant, dit soort zaken zijn nooit helemaal 100% zeker. Infopath staat al jaren om het loodje te leggen en is er nog steeds en ook in de nieuwste versie zal het er nog steeds zijn. Maar dat Microsoft vasthoudt aan zijn strategie om alles en iedereen de cloud in te krijgen staat boven water. 

 

UPDATE (16-06-2015): Op de Microsoft techdays diverse Mensen van Micrsoft gesproken om aan te mogen nemen dat bovenstaande niet klopt. Er wordt volop ingezet op Hybride omgevingen. De verbetering van de samenwerking tussen een cloud en on-prem omgeving wordt constant verbeterd. Een voorbeeld hiervan is de Search. De Search in SharePoint wordt nu zo verbeterd dat het ook cross-over kan zoeken. Dus het maakt voor het zoek resultaat niet meer uit of de informatie in een On prem of in de cloud staat. 

 

schoolo document panel

Als je mata gegevens aan je documenten wilt koppelen doormiddel van Document inhoudstypen en eventueel sitekolommen zal je te maken krijgen met het Documentpanneel (Document Information Panel DIP). Als je een document opent dan zie je wel eens het document panel voorbij komen. Wanneer niet alle verplichte gegevens ingevuld zijn zul je er op geattendeerd worden bij het openen van het document. 

Ik ben lang een Novell ​beheerder geweest. Heb even getwijfeld over Linux toen ik door omstandigheden gedongen werd iets anders te gaan doen in Automatiseringsland. Dit werd uiteindelijk programmeren. Enige tijd geleden heb ik kennis gemaakt met Sharepoint / Office 365.

 

Na wat aarzelend mijn weg proberen te vinden wat niet altijd gemakkelijk is, heb ik nu wel het licht gezien. Ik snap nu waarom anderen zo lyrisch kunnen zijn over Sharepoint. Het is zeker niet zonder fouten of typische Microsoft logica. Maar ik denk dat het wel een winnaar is in de cloud race.

 

Prive werk ik in de cloud van Google, maar die verbleekt toch wel bij de Wolk die Microsoft heeft gemaakt. Office 365 zal naar mijn bescheiden mening er voor zorgen dat Microsoft (weer) een gewild aandeel zal worden op de beurzen.

De logica en consistentie in de software is naar mijn menig een van de grootste redenen hiervoor dat het als prettig ervaren.

Veel gebruikers zullen even moeten wennen. Het is vooral wat navigatie betreft een ander verhaal dan men gewend is. Dat wil zeggen als men gewend is aan een verkenner en bestanden in mappen.

 

Maar de mogelijkheden die het heeft en de toegankelijkheid die de gebruiker in staat stelt om na het leren van één truukje vervolgens alle andere truukjes die er op lijken ook te beheersen is een van de sterke kanten.

 

Het is duidelijk te merken dat er bij Microsoft een andere wind waait. Er is een strakke regie. In vorige versies van de desktop Office kon je nog wel eens verschillen zien tussen Excel en Word op knoppen en functionaliteit die eigenlijk gedeeld zouden moeten zijn. Met andere woorden: een knop in Excel die hetzelfde deed als een knop in Word, zag er soms anders uit.
De reden: Programmeer team Excel was een andere dan Programmeer team ​Word en die communiceerden niet optimaal met elkaar. Het is duidelijk dat er nu een hele strenge scheidsrechter is die erop toeziet dat naar de gebruiker toe alles zo veel mogelijk hetzelfde is waardoor het intuitief gaat werken. Een belangrijk onderdeel voor gebruikersacceptatie.

 

Dit is ook te merken in de cloud van Microsoft. Dit maakt het werken erin prettig. Je zou kunnen zeggen dat Microsoft de arrogantie van vroeger "Wij bepalen de maat voor alles en dus de standaarden waar iedereen zich aan moet commiteren" ingeruilld heeft voor een model waarbij meer de samenwerking en het leren van elkaar opgezocht is. En dit gaat hun bepaald geen windeieren leggen. Al hadden ze niet echt te klagen over geldgebrek.

Als je met Office 365 / SharePoint aan de gang gaat hoor je al snel over Meta datering. Simpel gezegd is het de gegevens over de gegevens. De informatie over bestanden bijvoorbeeld:

 

  • Wie heeft het geschreven?
  • Wanneer is het gemaakt?
  • Wanneer is het voor het laatst gewijzigd?
  • Door wie is het gewijzigd?

 

Een aantal standaard gegevens die interessant kunnen zijn om die bij te houden over je bestanden. En ga er maar van uit dat het ook steeds belangrijker wordt. En dit zijn misschien de meest voor de hand liggende gegevens. Voor elke bedrijf, afdeling, team of andere samenwerkende groep mensen zullen de meta gegevens die belangrijk zijn om bij te houden anders zijn. Een groep mensen die veel met Foto's doet en die in een afbeeldingsbibliotheek in SharePoint opslaat zouden het behalve de afmetingen, resolutie en bestandsgroote interessant kunnen vinden van wie de copyright is die op de betreffende foto rust. Dan is het wel handig als dat bijgehouden is. Zeker als je gedoe over copyright rechten wilt voorkomen in de toekomst kan je eisen dat een foto niet opgeslagen mag worden zonder deze gegevens. Aangezien je zelf bij het inrichten kan bepalen welke gegevens je verplicht ingevuld wilt hebben en welke "leuk zijn om te hebben" kan je dit voor de copyright bijvoorbeeld afdwingen. 

 

Andere voorbeelden zijn een financiële afdeling die een boekjaar voor elk document wil zien, een notaris die werkt met hypotheekakten kan een eigenaar willen zien. En zo zijn er tal van scenario's te bedenken waarbij dergelijke informatie interessant is om bij te houden, en die soms zelfs afgewongen moet kunnen worden. 

 

Nu kunnen dit soort gegevens alleen maar bruikbaar zijn in één bibliotheek. Maar vaak is het zo dat in een organisatie dit soort gegevens overal gebruikt worden. In een school zijn bijvoorbeeld Crebo codes veel gebruikt. Dit zijn codes die bij een bepaalde opleiding horen. Ook een schooljaar (2014-2015) is veel gebruikt. Dit zou je graag één keer in willen stellen en beschikbaar maken voor meerdere bibliotheken en lijsten. Hallo Site Kolommen! Hiermee kan je dit dus realiseren. In mijn artikel over site kolommen en contenttypen kan je lezen hoe dit in zijn werk gaat. Voor nu is belangrijk om te weten dat ze dus steeds opnieuw gebruikt kunnen worden. Er wordt in SharePoint van alles aan gedaan om het de gebruiker zo makkelijk mogelijk te maken om de gegevens zo ordelijk als maar kan op te slaan.

 

En waarom moet ik dat belangrijk vinden?
De vraag is natuurlijk wat je er aan hebt. De organisatie kan het belangrijk vinden en daar kan je het wel of niet mee eens zijn. Maar wat ook steeds belangrijker wordt is conclusies trekken op basis van meta data. Je kan natuurlijk een telling doen hoeveel foto's er per maand/jaar bijkomen in een bibliotheek. Je kan zien hoeveel hypotheken per periode worden afgesloten. Het kan hele zinvolle informatie zijn. Als je verkoopcontracten in een SharePoint bibliotheek hebt staan en je slaat in de meta gegevens de orderwaarde en de verkoper op, kan je elke keer automatisch een lijstje genereren die laat zien welke verkoper het meeste afsluit. Weet dat SharePoint veel voor je doet. Allerlei informatie over afbeelingen (Resolutie, afmetingen enz) worden automatisch opgeslagen. In SharePoint zitten al veel van dit soort Site kolommen die voorgedefinieerd zijn. Die kan je gebruiken en het invullen wordt voor je gedaan. Door dan ook nog de bijkomende door jou zelf te bepalen gegevens wel of niet verplicht te maken kan je zorgen voor een consistente en overzichtelijke bibliotheek met bestanden. En ook de gegevens over de bestanden zijn makkelijk toegankelijk en kunnen je helpen om beter geïnformeerde beslissingen te nemen voor je organsatie.